Trưởng phòng hành chính (office manager)

Vị trí: TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH (OFFICE MANAGER)

Bộ phận: Phòng Hành chính – Nhân sự

Báo cáo cho: Ban Giám đốc (BOD) / Chủ tịch HĐQT

 

1. TÓM TẮT MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống vận hành nội bộ của Công ty Mỹ Phương. Vị trí này đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng bộ máy Back Office chuyên nghiệp, kiểm soát tính tuân thủ quy trình và hỗ trợ đắc lực cho các khối kinh doanh và kỹ thuật nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

 

2. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

• Quản lý vận hành hệ thống: Thiết lập, chuẩn hóa và giám sát việc thực hiện các quy trình làm việc (SOP), quy định nội bộ và hệ thống quản trị chất lượng.

• Quản trị nhân sự & Back Office: Trực tiếp quản lý đội ngũ nhân viên văn phòng, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận Sales, Tender, Technical và Operation.

• Kiểm soát tuân thủ & KPIs: Thiết lập cơ chế đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) cho khối văn phòng, theo dõi và báo cáo định kỳ về hiệu suất vận hành.

• Quản lý hành chính & Tài sản: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản chung của công ty. Tối ưu hóa chi phí vận hành hàng tháng.
• Công tác đối nội – đối ngoại: Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp; đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng, đối tác hành chính khi được ủy quyền.

• Tham mưu cho Ban Giám đốc: Đề xuất các giải pháp cải tiến hệ thống quản trị, chế độ chính sách và các sáng kiến nâng cao hiệu quả làm việc nội bộ.

 

3. YÊU CẦU NĂNG LỰC

• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc Quản lý vận hành hệ thống trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ
• Kỹ năng:
  • Tư duy hệ thống và khả năng xây dựng quy trình bài bản.
  • Kỹ năng lãnh đạo, điều hành và giải quyết xung đột.
  • Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý chi phí.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong các lĩnh vực:

• • Điện công nghiệp
  • Data Center
  • UPS
  • SCADA
  • Hạ tầng kỹ thuật
  • M&E / EPC / Automation

• Kiến thức: Am hiểu về quản trị doanh nghiệp, luật lao động và các tiêu chuẩn quản lý hệ thống.

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu chuyên ngành là một lợi thế.
• Thái độ: Quyết đoán, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc.

 

4. QUYỀN LỢI

• Mức lương thưởng cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực thực tế.
• Đầy đủ các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và bảo hiểm tai nạn 24/24.
• Cơ hội thăng tiến và tham gia sâu vào công tác quản trị chiến lược cùng Ban Giám đốc.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định với nền tảng thương hiệu uy tín.

 

Người liên hệ: Ms. Thư – Phòng Hành chính – Nhân sự

Email: thu.na@mpcovn.com

Điện thoại: 028 5410 8888 Ext: 105